Afin d'accompagner le développement de nos activités en Amérique du Nord, nous recherchons un/une Gestionnaire Administrative pour accompagner nos activités au Canada et aux Etats-Unis.

Rattaché à la Chef des Affaires Corporatifs, vous assurez la fluidité des opérations pour les équipes projets sur l’ensemble des missions administratives liés aux volets de moyens généraux, financier et de ressources humaines. Vous êtes un pilier important pour la mise en place des bons processus et de l’organisation nécessaire pour le bon déroulement des différentes activités d’Egis dans la région.

Votre mission principale consiste à appuyer les activités administratives d’Egis en Amérique du Nord.

Vos responsabilités administratives se déclinent sur trois volets principaux :

Moyens Généraux

• Gestion de bureau : commande de fournitures de bureau, création de compte, configuration d’ordinateur, production des notes de frais, réservation d’hôtels, achat de billet d’avion etc. ;
• Superviser et coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail ;
• Rassembler des données, préparer et formatter des lettres, des manuels, des CVs, des rapports périodiques, entre autres ;
• Gestion du SharePoint de la BL Transportation pour l’Amérique du Nord ;
• Organiser des évènements et réunions d’équipes et toutes taches connexes à ces rencontres.

Ressources humaines

• Réaliser l’onboarding des nouveaux collaborateurs : enregistrement dans la workforce, rencontre pour expliquer le procédures Egis et MyEgis, rassembler la documentation nécessaire pour la paie etc. ;
• Veiller que les collaborateurs réalisent les formations internes obligatoires ;
• Etablir et mettre à jour toute procédure nécessaire et obligatoire dans l’environnement de travail, afin d’assurer qu’Egis soit en règle avec les juridictions où Egis est présent ;
• Accompagner la mise à jour et veiller aux respects des politiques internes (manuel de l’employé, politique d’harcèlement, manuel de sécurité etc.) ;
• Accompagner les collaborateurs à l’obtention de leur enregistrement (temporaire ou permanant) avec l’Ordre des Ingénieurs des différentes Provinces (OIQ, PEO et APEGA), ainsi que veiller à que tous les collaborateurs réalisent leur quota annuel de formation obligatoire ;
• Veiller que les collaborateurs maintiennent à jour leurs CVs, sur la base de données interne.

Financier

• Recueillir les données liés aux collaborateurs par rapport aux notes de frais, congés et entrée-sortie et les transmettre au Support Financier de forme bi-hebdomadaire (gestion des notes de frais, gestion de demande de congés, gestion de l’entrée et sortie des collaborateurs) ;
• Support à la facturation quand nécessaire (établissement des factures, envoie des factures, suivi des paiements, relance en cas d’échus) ;
• Mise en place de tous les procédures nécessaires pour réaliser les tâches ci-dessus.

• Entre 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire et un DEC ou Baccalauréat dans un domaine lié à l’administration ;
• Doté d'une bonne aisance rédactionnelle, vous avez de réelles aptitudes relationnelles et vous savez vous adaptez aux environnements multiculturels.
• Vous faites preuve de discrétion, organisation et vous êtes à l’aise dans un environnement rapide
• Vous maitrisez les outils office (Powerpoint et Excel impératifs).
• Bilingue : français et anglais