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Assistante Opérationnelle : Offres commerciales et Projets H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Egis est un groupe international de conseil et d'ingénierie de la construction, des transports et des services à la mobilité. Notre vocation ? Créer et exploiter des infrastructures et bâtiments intelligents au service de la transition écologique en permettant un aménagement du territoire plus équilibré et durable.
Pour accompagner notre dynamique de croissance, nous offrons des opportunités de carrières variées dans près de 120 pays.
Rejoindre notre Groupe et nos 16 000 collaborateurs, c'est avant tout partager nos valeurs : une entreprise humaine, impliquée dans le développement durable et dans l'innovation.
  

Référence

2023-8842  

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante Opérationnelle : Offres commerciales et Projets H/F

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Contexte spécifique à la Business Line / Région

L'activité Smart Mobilité et Systèmes compte environ 150 personnes et est organisée autour de 2 segments complémentaires : la Mobilité et les Systèmes.

Transversale par nature, cette activité apporte une expertise de pointe sur les sujets multimodaux, les services à la mobilité, l'économie des transports et les NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication).

Description de la mission

Basé.e à Toulouse-Balma, vous êtes rattaché.e au Responsable Mobilité Sud-Ouest et Outre-Mer au sein d’une équipe de 30 personnes, composée en grande partie d’ingénieurs et d’experts.

Vous intervenez sur toutes les tâches d’assistanat pour l’activité Smart Mobilité & Systèmes.
Vous aurez la responsabilité de missions d'ordre commercial (appel d'offres et gestion de projets) et administratif : 

Offres Commerciales  et gestion des Projets :
- Assistance aux Chef.fe.s de Projets pour la réponse aux appels d’offres pour laquelle la maîtrise des processus est souhaitable
- Détection des opportunités et téléchargement de dossier de consultation des entreprises, stockage et diffusion
- Contribution à la production des offres en lien avec les Chef.fe.s de Projets
- Appropriation des attentes des Avis d’appel à Candidatures et des Règlements de Consultation issus des Dossiers de Consultation des Entreprises
- Mise en page et préparation des propositions techniques et financières adaptées aux enjeux des projets et des clients, en liaison avec les partenaires internes et externes
- Relation avec les partenaires : urbanistes, architectes, paysagistes, sous-traitants…
- Préparation de la Revue d’offre
- Suivi des résultats des appels d’offres, actualisation de la base de données commerciale CRM
- Préparation et mise en forme de documents, relecture, montage de dossiers administratifs et techniques
- Dépôt des offres sur les plateformes dématérialisées
- Suivi des résultats des appels d’offres (gagnés et perdus)
- Intérim pour la veille de détection des appels d’offres et diffusion aux responsables nationaux
- Renseigner les bases de données groupe : références (My base de Réf) et eCV etc…
- Enregistrement et suivi des demandes d’achats et des factures des sous-traitants dans la base financière EBuy
- Appui à la gestion contractuelle : contrat client, préparation et suivi des conventions  groupement de partenaires, déclaration des sous-traitance, élaboration et suivi des contrats de sous-traitance


Administratif  / Performance:
- Administration courante des activités de l’équipe
- Organisation des missions : réservation voyages y compris à l’international, prise de rendez-vous
- Gestion du courrier et des boîtes mails déléguées
- Interface en interne comme en externe, et Interface de gestion administrative de l'entité en lien avec les directions fonctionnelles de la société
- Appui au Responsable dans l’organisation d’évènements
- Participation à la préparation des audits de renouvellement de certification
- Contribution à la réalisation des fiches de références à partir de l’outil groupe MyBase de Ref, et des certificats de capacité
- Accompagnement des nouveaux arrivants (RH, matériel...)

Profil

  • De formation Bac+2/3 assistant.e manager ou assistant.e de gestion, vous avez au moins 2 ans d'expérience à un poste similaire, de préférence en Bureau d'Etudes, vous permettant d’être autonome dans les tâches confiées.

 

Vos atouts :

 -          Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) et outil commercial (CRM)

-          Aisance dans la communication écrite et orale

-          Expérience dans la gestion des appels d'offre

-          Connaissance des marchés publics et des pièces administratives

-          Grande rigueur et confidentialité dans les missions confiées notamment la préparation de candidatures et d’offres et le suivi de celles-ci

-          Autonomie, prise d'initiatives, communication et capacité à coopérer sont des qualités nécessaires pour réussir à ce poste

-          Esprit d’Equipe

-          Bonne pratique de l’anglais

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie

Lieu

Toulouse

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3-BTS / Associate’s Degree

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Langues

  • Français (6- Langue maternelle)
  • Anglais (5- Expérimenté)