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Assistante de Direction Confirmée - Montreuil H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient.
Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 18 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier.
Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.
  

Référence

2024-12964  

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante de Direction Confirmée - Montreuil H/F

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Description de la mission

Rattachée hiérarchiquement au directeur général, votre mission principale sera de veiller, au bon fonctionnement de la filiale et apportera toute l’aide nécessaire sur tout sujet qui serait de son ressort ou qui sera demandé sur le plan de la gestion, de la technique ou de l’administratif, le tout en hiérarchisant les priorités en fonction de la charge de travail.
Les 2 principales missions qui vous seront confiées seront partagées entre :
1.       L’assistance « classique » au DG et au directeur de la production.
2.       La gestion de l’achat des ressources externes de la filiale.
Plus précisément,
Mission 1 : Assistance du DG avec toutes les responsabilités et le savoir être que cela représente pour les collaborateurs de la filiale :
-          Prise des rdv (commerciaux ou techniques), gestion de l’agenda
-          Rédaction de courriers/ emails
-          Gestion, traitement et dispatching du courrier pour la filiale, en coordination avec l’assistante du président.
-          Gestion et mise en forme des éléments des opérations éligibles au CIR, en coordination avec le directeur de production.
-          Elaboration, assistance et gestion de certains évènements internes directement liés à la direction générale de la filiale.
-          Entraide avec les autres assistantes en fonction de la charge et des congés de chacune.
-          Participation à tout sujet urgent et/ou prioritaire, qui nécessite une aide auprès d’un directeur ou d’une autre assistante quel que soit le thème.
Mission 2 : Responsable de l’optimisation des achats de ressources externes pour la filiale :
-           Responsable de toute la chaine de gestion de cette mission, depuis la demande en amont jusqu’au paiement du prestataire en aval, et en particulier :
o   des demandes de ressources externes issus des départements et de la direction technique : tous les responsables établiront une demande de besoin via logiciel spécifique Egis.
o   de la consultation auprès des partenaires, via ce logiciel
o   des propositions reçues, après un premier tri des cv reçus, à fournir au demandeur (les relances, les échanges et précisions à apporter pour obtenir une meilleure consultation, la qualité des cv obtenus auprès des partenaires fait partie intégrante du poste).
o   de la négociation de l’achat suivant les règles groupe et les contrats de partenariat, après décision par le responsable technique, de la ressource externe à retenir.
o   de l’établissement, la signature, et des documents administratifs correspondants, (contrats), compris commande sur logiciel ebuy de la ressource.
o   De l’arrivée et du départ des prestataires et intérims suivant le process Egis mis en place et les directives des différents responsables.
o   des feuilles d’heures mensuelles et de la facturation correspondante pour toutes les missions externalisées 
o   de la vérification du bon fonctionnement du circuit interne de paiement  

o du tableau de gestion financière des ressources

 

Profil

Niveau de formation/ Diplôme requis : bac +2 ou plus avec une première expérience dans le domaine de l’opérationnel, de la gestion et de l’assistance, le tout dans le milieu du bâtiment.

Compétences spécifiques : Compétences Word et Excel, Powerpoint, + logiciels spécifiques commerciaux (CRM, vecteur … ou autre) seront un plus.

Votre aisance relationnelle et votre rigueur seront nécessaires afin d'accomplir les tâches qui vous sont demandées avec succès.

Qualités personnelles / Savoir être :  Bon relationnel, organisation, rédaction, réactivité, confidentialité

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe

Lieu

MONTREUIL

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3-BTS / Associate’s Degree

Niveau d'expérience min. requis

Supérieur à 10 ans