Elioth est une entité d’Egis composée d’ingénieurs, d’architectes, de designers et d’experts en simulations avancées, intervenant en maîtrise d’œuvre bas carbone ainsi qu’en conseil et R&D pour la transition des villes et territoires.

Ce rassemblement unique d’une quarantaine de personnes concrétise notre souci de fédérer l’ensemble des compétences techniques et créatives possédant une relation intime avec l’architecture et le design. Elioth concentre tous les savoirs scientifiques visant à réduire l’empreinte écologique de tout projet et à toute échelle. Nous pouvons ainsi offrir à nos clients et partenaires des solutions globales, innovantes et réalistes. Elioth est une entité du groupe Egis, basée à Paris.

Au sein de la filiale Egis Concept, vous participez au bon fonctionnement de l’activité dans son ensemble.

Vous assurez la relation directe avec le Directeur Général, les Responsables Pôles pour répondre au mieux à leurs demandes et assurer un accompagnement de proximité.

Vos principales missions :

• Accueil collaborateur (conforme informations obligatoires transmises par responsable pôle) : formalités arrivées (ouverture compte, demande badge, commande ordinateur), départs (clôture de compte, restitution matériels, sortie définitive du collaborateur du cadre du personnel), présentation des process administratifs à respecter : eTime, self-rh, eTalent et les formations obligatoires à suivre, brève présentation activités service commercial, financier et responsables respectifs ;

• Gestion des achats liés aux frais de structure selon budget : fournitures de bureaux, EPI, panier fruit, casque microphone ou autre petit équipement de bureau au nom des opérationnels ou toute autre prestation liée au fonctionnement générale de la filiale (commandes d’achat de prestations à générer sur l’outil dédié, validation de factures, soumission de factures, demandes d’avoir...) ;

• Support aux tâches administratives de gestion de la sous-traitance (demande d’agrément sous-traitant et de création du tiers au service comptabilité fournisseur, relation directe pour explication procédure à respecter (mentions obligatoires et libellé facturation, conditions de paiement) et répondre à des questions de forme ;

• Organisation générale du quotidien de l’entité : gestion des courriers et interface avec les Directions internes DG/DAF/DJU ; gestion des déplacements et agendas : prise de rendez-vous, réservations transports, hôtels ; archivage informatique des projets terminés (après vérification et nettoyage dossier par responsable projet) ;

• Préparation des reportings et KPI à la demande du Directeur Général et/ou Responsables de pôle ;

• Participation à la veille commerciale et à la constitution des dossiers en réponse aux appels d’offre en support de l’équipe commerciale ;

• Participer à mise en œuvre des bonnes pratiques et respect des procédures interne Groupe (SMP, fiche qualité, circuit des contrats -réception à l’enregistrement, relance deadlines -eTime, etc.) ;

De formation BTS ou Licence en assistanat manager ou assistanat opérationnel, vous avez déjà une expérience sur un poste similaire, de préférence en bureau d'études, vous permettant d’être autonome dans les tâches confiées.

Dynamique et rigoureux(se), doté(e) de très bonnes capacités relationnelles, reconnu(e) pour votre réactivité et votre sens du service.