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Assistant.e du Département public H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Egis est un groupe international de conseil et d'ingénierie de la construction, des transports et des services à la mobilité. Notre vocation ? Créer et exploiter des infrastructures et bâtiments intelligents au service de la transition écologique en permettant un aménagement du territoire plus équilibré et durable.
Pour accompagner notre dynamique de croissance, nous offrons des opportunités de carrières variées dans près de 120 pays.
Rejoindre notre Groupe et nos 16 000 collaborateurs, c'est avant tout partager nos valeurs : une entreprise humaine, impliquée dans le développement durable et dans l'innovation.
  

Référence

2022-6980  

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant.e du Département public H/F

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Contexte spécifique à la Business Line / Région

Apportez votre pierre à l’édifice ! 

 

Construisez les bâtiments de demain tels que le village des Jeux Olympiques, en région parisienne ou encore les gares du Grand Paris Express au sein de la BU Bâtiment d’Egis !

 

En études ou sur le terrain, ingénieur au technicien confirmé, participez grâce à votre expertise à nos différents projets tertiaires et publics, en France et à l’international, à l’image de La Samaritaine, La Bibliothèque de France à Paris, l’Usine d’Eolienne au Havre, le CHU de Pointe-à-Pitre en Guadeloupe, afin de construire un futur durable à nos enfants !

 

Vous possédez certainement une compétence correspondant à nos métiers : structure, CVC et Plomberie, électricité, économie, et chef de projet, synthèse OPC, Moex.

Description de la mission

Principales tâches et responsabilités professionnelles

Sans que cette liste ne soit exhaustive, ci-dessous les taches au quotidien demandées pour ce poste avec les qualités correspondantes :

 

Vous êtes rattachée hiérarchiquement au directeur de département Public, Alain COLLET et son adjointe Pauline RATTI, sur des taches techniques, administratives ou commerciales identiques au quotidien.

Les missions qui vous seront confiées sont partagées entre du secrétariat classique de direction et de la gestion des deux départements au mieux des orientations stratégiques et opérationnelles:

  • Rédaction de courriers/ emails
  • Réception, traitement et diffusion de l’information, gestion des urgences en fonction du quotidien opérationnel
  • Classement, organisation, traitement et archivage papier et numérique en fonction de besoin des affaires, le tout, suivant la politique performance du groupe.
  • Organisation de rdvs, relances sur tout le périmètre de sa responsabilité.
  • Exploitation du CRM avec mise à jour en temps réel des informations sur toute la vie de chaque opération.
  • Coordination commerciale avec les équipes du pole développement IDF.
  • Traitement de la gestion financière du département en coordination avec les équipes financières de la filiale (RAF en particulier). Élaboration des factures en fonction de besoin, relance paiement clients, etc.
  • Entraide avec les autres assistantes en fonction de la charge et des congés de chacune.
  • En fonction de besoin, montage des dossiers d’appel d’offre avec les différents partenaires pour que celle-ci soit la plus efficiente et productive possible. Si besoin, demande des documents en externe (attestations, Kbis, pouvoirs de signature), compris compilation des documents administratifs.
  • Rédaction de notes.
  • Uniformisation des documents, mise en forme des dossiers suivant des trames pré écrites mais à remettre à jour en fonction de besoin.
  • Élaboration et envoi si nécessaire (interne ou externe), à la demande d’un des deux directeurs, de tout document nécessaire (sous format papier, électronique), avec suivi et engagement sur la qualité requise des données.
  • Vérification et mise à jour des documents internes sur les logiciels et banque de données du groupe: fiches de références, (My Base de Ref,), CV… ainsi que la mise à jour des bases de données sur le CRM en correspondance avec les nouvelles données en temps réel

 

Profil

  • Bac +2 ou plus avec une première expérience dans le domaine du commerce, des appels d’offres ou candidatures, voir du marketing
  • Nombre d’années d’expérience dans le poste ou le domaine : 5 à 8 ans, expérience indispensable dans le bâtiment et motivation avérée.
  • Compétences spécifiques : Compétences word et excel, power point + logiciels spécifiques commerciaux (CRM ou autre)
  • La langue de travail est le français mais des bases en anglais sont demandées.
  • Votre aisance relationnelle et votre rigueur seront nécessaires afin d'accomplir les tâches qui vous sont demandées avec succès
  •  Qualités personnelles/Savoir être : Bon relationnel, organisation, rédaction, réactivité

 

Engagement diversité

Egis agit activement en faveur de l’égalité hommes-femmes, de l’intégration de talents internationaux et de l’insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France

Lieu

Montreuil

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3-BTS / Associate’s Degree

Niveau d'expérience min. requis

6-10 ans