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Assistant.e de Direction / Secrétaire H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Egis est un groupe international de conseil et d'ingénierie de la construction, des transports et des services à la mobilité. Notre vocation ? Créer et exploiter des infrastructures et bâtiments intelligents au service de la transition écologique en permettant un aménagement du territoire plus équilibré et durable.
Pour accompagner notre dynamique de croissance, nous offrons des opportunités de carrières variées dans près de 120 pays.
Rejoindre notre Groupe et nos 16 000 collaborateurs, c'est avant tout partager nos valeurs : une entreprise humaine, impliquée dans le développement durable et dans l'innovation.
  

Référence

2022-6860  

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant.e de Direction / Secrétaire H/F

Contrat

Contrat à durée déterminée

Durée du contrat (en mois)

5 mois

Description de la mission

Assistant.e ayant une expérience démontrée en direction structurée de plus de 25 personnes)dans un contexte international et multi sites culturel.

Vous rejoignez la direction juridique et vos missions consistent :

- Organisation et modification de plannings de réunions auprès de plusieurs interlocuteurs :

o    avec directeurs du groupe, actionnaires, avocats et responsables juridiques

o    Bi-mensuelles avec l’équipe comité de management de la Direction juridique et intégration

o    Réunions Plénières (mensuelles), participation De la direction juridique aux Comités des Risques Opérationnels

▬   Rédaction de compte rendu de réunion  mensuel  et  transmission au réseau de direction juridique

▬   Tenue de la mise à jour des listes de référents et organigramme

▬   Tenue mensuelle des indicateurs Performance sur le nombre de meetings, formations etc.. plénière, COMAN, sauvegarde des  comptes rendus des plénières et tableau de formations dispensées par la direction

▬   Traitement des Factures via outil de gestion – Esker :

▬   Assistanat de site, d’équipe : Réception courrier, significations, dispatch aux membres de la direction concernés

▬   Support en équipe France  (mise en forme de documents, …) et aux équipes en Régions monde (accès serveur, intranet réseau interne, etc..)

▬   Commande fournitures diverses et bureautique et prestataires

▬   Mise à jour des pages liées au site intranet My Egis Juridique  et Relai auprès de la direction de la Commincation pour diffusion post au niveau Groupe.

Assurances :

▬   En soutien de l’équipe assurance :  demandes d’attestation France et International: vérification des demandes, suivi, relances auprès des clients internes et du courtier

▬   Participation au point hebdomadaire.

 

Intervention ponctuelle auprès de la direction éthique et conformité


▬    Organisation de réunions trimestrielles (présentiel et/ou distanciel) avec les correspondants Ethique français et les autres BU Géographiques - Rédaction du compte-rendu et suivi envois yc traduction équipes locales monde

- Organisation de réunions semestrielles (présentiel et/ou distanciel) COPIL DEC &Comité Ethique et audit certification Anti-Corruption, dont Réservations de documents transport et hébergement.

▬    Mise à jour du My Egis DEC:

Intégration de nouveaux collaborateurs

Profil

De formation Bac +2 minimum, vous justifiez d'une expérience d'environ 5 ans minimum à un poste similaire.

Doté.e d'une bonne autonomie dans l'accomplissement de ses tâches et doté.e de qualités relationnelles, capable de prendre très rapidement ses fonctions en équipe (avec un.e autre assistante) et de maitriser les outils spécifiques internes.

 

Travail ponctuel en anglais

 

Possibilité de déplacement ponctuel sur autre site (Montreuil)

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France

Lieu

Guyancourt 78

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3-BTS / Associate’s Degree

Niveau d'expérience min. requis

6-10 ans

Langues

Anglais (3- Indépendant)