Rattaché(e) au manager de l’équipe Support, vous vous impliquez sur les missions suivantes :

En soutien à la Direction Financière à laquelle vous serez plus spécifiquement dédié(e) :

▬    Support à la saisie des temps passés sur projet des collaborateurs de la BL (via l’outil e-Time) : information et relance par mails, suivi des imputations, extractions des données et préparation des tableaux et graphiques de reporting / suivi des indicateurs

▬    Pour nos entités basées au Luxembourg : mise en validation/paiement des factures via la plateforme Doxtream – contrôler le paiement des factures grâce aux différents relevés bancaires – recenser la documentation juridique dans le cadre de demandes spécifiques (KYC, ouverture de compte bancaire, ect…)  

▬    Centralisation d’informations financières et juridiques sur les différentes entités de la BL :

. Au niveau finance : liste des banques, rapports des commissaires aux comptes, etc.

. Au niveau juridique : liste des signataires, ect.

▬    En charge d’un périmètre de facturation au niveau des entités holdings de la BL

▬    Gestion du courrier et notamment envois de documents aux filiales, UPS, apostilles, certification notaire, etc.

▬    Saisie, classement, analyse et éventuellement mise à jour de données

Comme membre de l’équipe support, vous serez également amené(e) à contribuer aux tâches générales du pôle :

▬    Gestion des agendas, organisation de réunion, réservation de salles, repas…

▬    Gestion des déplacements en province et à l’étranger dans le respect des processus et des budgets (voyage, hôtel, obtention des visas et préparation des dossiers…)

Gestion des commandes/matériels

De formation Bac+2 en Assistanat de Direction, vous justifiez de minimum 2 ans d'expérience sur une fonction similaire (facturation).

Appétence pour les sujets juridiques et financiers.

Vous maitrisez la langue anglaise à l'écrit comme à l'oral.

Habitué(e) à interfacer avec des interlocuteurs de niveau managers et direction.

Excellentes qualités de communication (écrit et oral).

excellent relationnel.

Confidentialité, sens du service, esprit d'initiative, rigueur, esprit de synthèse et d'analyse, esprit d'équipe, autonomie, savoir faire preuve de proactivité